Punkt:

Tekst:

Ansvar:

Frist:

1.

Fordeling av arbeidsoppgaver:

• Hoveddelen av møtet gikk til å fordele arbeidsoppgaver (se vedlegg).
   Følgende oppgaver ble fordelt ut over det som blir gjort i dag:
   
   Eirik:
   - Delta på foreldremøter for de troppene hvor hovedtrener ønsker det
   - Bestille og hente trener t-skjorter ved behov
   - Bestille og hente isposer og sportstape ved behov
   - Være tilgjengelig for trenerne når de har utfordringer med utøvere / foresatte i   hallen sammen med Kim og Heidi
   - Følge opp trenere på jobb sammen med Kim og Heidi ca. 1 gang i måneden (veilede, være spørrende)
   - Være tilgjengelig i hallen for foreldre som har spørsmål og ikke er så gode på tekniske løsninger (nye landsmenn) sammen med Kim og trenerne
   
   Cato:
   - Lage oversikt over troppevis fordeling av renholdsdugnad før hver sesong
   - Lage og sende ut informasjon om renholdsdugnaden til alle foreldrekontakter hver sesong
   - Lage og sende ut informasjon om oppgavene til foreldrekontaktene hver sesong
   - Skrive søknader om midler etter avklaring med Heidi (ingen fast person fast pr i dag) Oppgave for en ekstra person i styret? 
   - Lage bilag for betalinger i Spond og sende til Tage (for dugnader som blir fakturert i Spond)
   - Følge opp utestående betalinger i Spond sammen med Tage 
   
   Gry:
   - Delta på foreldremøter for de troppene hvor hovedtrener ønsker det
   
   
   
• Vi ble enige om at vi ønsker en person til inn i styret. Denne personen skal ha dugnadsoppgaver som hovedområde. Gry tar kontakt med valgkomiteen og informerer dem, slik at de kan ta det med i jobben mot årsmøtet.

Eirik

Cato

 Gry

 Gry

2.

Søke midler:

• Heidi har kontaktet en leverandør for å få litt informasjon om hva det vil koste med en teleskoptribune. Vi må regne ca. kr. 5000,- per seteplass.
   Heidi søker midler til tribune – etter at Gry har kontaktet kommunen for å be om tillatelse til å ha en frittstående tribune i hallen.
• Det er ønske om en speilvegg for å få enda bedre utbytte av frittståendetreningene. Heidi har undersøkt priser for speilvegg/speildører på IKEA. 
   Heidi søker midler til speilvegg – etter at Gry har kontaktet kommunen for å be om tillatelse til å ta ned / flytte ribbevegg. Eventuelt kan vi lage en løsning med speilvegg som foldevegg som kan stå på gulvet (litt dyrere løsning)
• Det er ønske om trener-gensere fra trenerne. Det er tidvis kaldt i hallen, og det blir veldig kaldt med t-skjorte. Kim og Heidi har innhentet priser fra Maske og Chopar.
   Heidi søker Odal Sparebank om midler til trenerklær.
• Cato kontakter Hafslund og følger opp e-posten vi fikk for lenge siden, for å høre om de fortsatt er interessert i å støtte oss med midler – sponsor.
   Eirik kan stille på møte med dem, hvis det blir aktuelt.
   

 Gry / Heidi

 Gry / Heidi

Heidi

 Cato

3.

Årsmøte:

• I neste styremøte (12. mars) vil vi gå gjennom dokumentene til årsmøtet, og eventuelle innkomne forslag. De må publiseres samme dag!
• Heidi sender ut innkalling og klargjør forretningsorden, organisasjonsplan, fastsetting av medlemskontingent og treningsavgifter og saksliste, samt tar imot eventuelle forslag.
• Gry skriver årsmelding.
• Heidi sender ut til alle hovedtrenerne om å skrive årsmelding for sin tropp.
• Tage har budsjett klart, og sender over regnskapet til kontrollkomiteen nå, slik at de kan ha det klart til 10. mars.
• Skal vi invitere Odal Sparebank til årsmøtet?
   
   

 Heidi

 Heidi

Gry

Heidi

Tage

Gry

 12.03.2025

 19.02.2025

10.03.2025

01.03.2025

 10.03.2025

4.

Fakturering:

• Det er ikke sendt ut fakturaer for Fibgreen-dugnaden vi hadde i slutten av oktober/begynnelsen av november 2024 ennå. Det har vært forslag om å gjøre dette via KlubbAdmin. Det er et alternativ som eventuelt kan brukes senere, men tidspunktet denne gangen er dårlig av flere grunner:
   - Det er nesten 3 måneder siden dugnaden, og vi har startet en ny sesong i mellomtiden. Det er flere utøvere som har sluttet i mellomtiden, og kan ikke faktureres i KlubbAdmin, og må uansett motta faktura på et annet vis.
   - I slutten av neste uke begynner vi med fakturering av medlemskontingenter og treningsavgifter i det samme systemet – det er fort at blir rot når vi skal fakturere to forskjellige ting i samme systemet samtidig. 
   - Det blir vanskelig for de som mottar fakturaene å vite hva som er hva, og det vil generere spørsmål, forvirring og ekstra arbeid.
   
   Vi blir enige om at det kan sendes ut betaling i Spond til de som fortsatt er medlemmer, og at vi sender e-post med «papirfaktura» til de som har sluttet. Heidi sender oversikt over hvem dette gjelder til Tage.
   Heidi legger inn utøverne dette gjelder i en egen gruppe i Spond, og Cato sender ut og følger opp betaling.
• Vi blir enige om at vi også ved senere dugnader sender ut betaling via Spond, og at det blir dugnadsansvarlig sitt ansvarsområde.
   
   

Heidi / Tage
 
 Heidi /Cato

5.

Eventuelt:

• Uvedkommende som kommer inn i hallen/garderobene

Vi har hatt flere tilfeller hvor ungdommer som ikke er medlemmer hos oss kommer inn i gangen og garderobene. Vi klarer ikke å ha oversikt over disse arealene når det er treninger inne i hallen. 
 Det er et ønske fra oss at politiet kan legge noen turer i området rundt Holthallen som en preventiv løsning. Eirik tar det med seg tilbake til jobben sin.
 Hvis det ikke blir bedre, må vi vurdere foreldrevakter i gangen.

• Bedre struktur på møtene

Det er ønske om å ha bedre struktur på styremøtene. Alle kan komme med innspill til Gry om saker til møtene, så lager Gry en tydelig agenda som sendes ut i forkant av hvert møte. Siste punkt på agendaen er Eventuelt, slik at vi kan ta opp ting som dukker opp underveis.
 Et av punktene bør også være oppfølging av forrige møte, slik at vi ikke glemmer ting som skulle vært gjort.

• Rekruttering

Må tas opp på neste styremøte. Vi mister medlemmer, og må gjøre en innsats for å rekruttere.
 
 

 Alle
 
 
 
 Gry